Como reduzir as faltas às consultas na sua clínica

Uma consulta a que o paciente falta sem avisar é dinheiro que não volta: o horário fica vazio, o profissional esperou, e a lista de espera não avançou. Em muitas clínicas de saúde a taxa de faltas ronda os 10% a 20%, o que ao fim do mês representa uma perda significativa. A boa notícia é que a maior parte das faltas é evitável com hábitos simples.

1. Lembretes automáticos na véspera

A causa mais comum de falta é o esquecimento, não a desistência. Um lembrete por email ou SMS no dia anterior, com a data, a hora e o profissional, resolve grande parte do problema. O ideal é que o lembrete inclua também um convite de calendário, para o paciente adicionar a consulta ao telemóvel com um toque.

2. Confirmação de presença com um clique

Pedir ao paciente que confirme a presença no próprio lembrete transforma um destinatário passivo num compromisso ativo. Quem clica em confirmar tem muito menos probabilidade de faltar; e quem não confirma sinaliza à receção que vale a pena um contacto telefónico ou a oferta do horário a outra pessoa.

3. Facilitar a remarcação

Muitas faltas acontecem porque remarcar dá trabalho: o paciente não quer telefonar, adia, e acaba por não aparecer. Um portal onde o próprio paciente pede a remarcação, ou um canal de mensagens direto com a clínica, converte faltas em consultas simplesmente noutro dia.

4. Medir para melhorar

Não se gere o que não se mede. Acompanhar a taxa de faltas por profissional e por período mostra onde o problema é maior e se as medidas estão a funcionar. Um relatório mensal de sessões realizadas, canceladas e faltas dá esse retrato sem trabalho manual.

• Lembrete na véspera (email/SMS) com convite de calendário
• Confirmação de presença de um clique no lembrete
• Remarcação simples pelo paciente, sem telefonemas
• Relatório de faltas por profissional para saber onde atuar

Nenhuma destas medidas exige mudar a forma como se trabalha; exige apenas que a ferramenta de gestão trate delas automaticamente. É exatamente para isto que serve um software de gestão de clínica.